ユーザー追加料金で差が出る会計ソフト｜人数が増えた時の落とし穴

ユーザー追加料金で差が出る会計ソフト｜人数が増えた時の落とし穴

会計ソフトは人数が増えた時に月額が跳ねやすいです。ユーザー課金の落とし穴（閲覧/入力/承認/税理士共有）を整理して、後から困らない選び方をまとめます。
会計ソフトの料金・契約・コスパ｜損しない考え方を整理

ユーザー追加料金で差が出る会計ソフト｜人数が増えた時の落とし穴

会計ソフトの料金で見落としやすいのが、ユーザー追加の課金です。

最初は一人で十分でも、税理士共有やスタッフ追加が入ると月額が変わることがあります。

ここでは「人数が増えた時に困る所」を先に整理します。

このページで分かること

  • ユーザー課金で起きやすい落とし穴
  • 閲覧/入力/承認での考え方
  • 判断のStep1-3

結論：人数より「役割の種類」で増える

ユーザー課金で差が出るのは、人数そのものより、役割が増える時です。

役割 必要になりやすい権限 課金が発生しやすい場面
閲覧（見るだけ） 閲覧専用 閲覧でもユーザー扱いのサービスがある
入力 登録・添付 スタッフが経費を入れるようになった時
確認・承認 修正・承認 ワークフローが必要になった時
税理士共有 閲覧＋一部編集 税理士が直接確認する運用に変えた時

ポイント：「誰が何をするか」が決まると、必要なユーザー数と権限が自然に決まります。

落とし穴：よくある3パターン

パターン 起きること 先に決めたいこと
閲覧だけでも課金 見るだけの人を増やすと月額が上がる 閲覧専用が無料枠に入るか
税理士がユーザー扱い 税理士共有が追加料金になる 税理士は閲覧だけで足りるか
承認が別機能 経費精算や承認が上位プラン扱い 承認が必要な運用か

契約前チェック（ここだけ見れば安心）

チェック 確認する所 目安
税理士と共有する予定がある 税理士が追加ユーザーになるか 追加料金が読める
スタッフが入力する可能性がある 入力ユーザーの単価 人数が増えても負担が読める
承認が必要になりそう 承認フローの有無と料金 上位プランに上がる可能性が見える
閲覧だけの人を増やしたい 閲覧専用の扱い 無駄な増額を避けやすい

判断の軸：半年後に「誰が触るか」が増えそうなら、ユーザー課金の形は最初に見ておくのが安心です。

今日やるStep1-3

  1. Step1：関わる人を書き出す（自分/税理士/スタッフ）
  2. Step2：各人の役割を一語で決める（閲覧/入力/承認）
  3. Step3：その役割に必要なユーザー数と追加料金を確認する

質問と回答

質問：最初は一人だから気にしなくていい？

回答：今すぐ困らなくても、税理士共有が入るだけで条件が変わることがあります。半年後に共有が入るなら先に確認すると安心です。

質問：閲覧だけの人が多い場合はどうする？

回答：閲覧専用が無料枠に入るサービスだと負担が増えにくいです。閲覧でも課金される形なら、資料の受け渡し方式を工夫するのも手です。

まとめ：ユーザー課金は“役割”で増える

  • 閲覧/入力/承認/税理士共有で必要な権限が変わる
  • 閲覧だけでも課金されるかを確認
  • 半年後の体制を想像して選ぶ

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